Caviarder un document judiciaire au Canada : ce que les règles exigent réellement

Pourquoi le caviardage de documents judiciaires diffère de tout le reste

Lorsqu'un document est déposé auprès d'un tribunal canadien, il devient généralement partie du dossier public. Les dossiers judiciaires sont accessibles — aux parties, aux médias, aux chercheurs et à quiconque en fait la demande. Le calcul de protection de la vie privée est fondamentalement différent du partage de documents par ailleurs : vous ne contrôlez pas la distribution à un destinataire connu, vous rendez des renseignements accessibles de façon permanente à un auditoire inconnu.

Les règles régissant ce qui doit être caviardé des documents judiciaires reflètent cela. Elles ne reposent pas sur la LPRPDE — les tribunaux ont leurs propres règles de procédure concernant les renseignements personnels dans les documents déposés, distinctes des lois sur la protection de la vie privée. Mais les obligations qu'elles créent sont réelles et exécutoires, et les manquements ont des conséquences allant de la critique judiciaire aux ordonnances de procédure, jusqu'à des implications de conduite professionnelle pour les avocats qui déposent des documents non conformes.

Les règles de la Cour fédérale

Les Règles des Cours fédérales contiennent des dispositions précises sur les renseignements personnels. La règle 152 régit la protection des renseignements personnels dans les documents déposés auprès de la cour. Elle exige que les identifiants suivants soient omis ou caviardés dans les documents déposés auprès de la cour : la date de naissance de toute personne (n'utiliser que l'année de naissance), le numéro de renseignements personnels de toute personne (ce qui inclut les NAS et autres identifiants gouvernementaux), le nom de toute personne connue comme étant mineure, le numéro de compte de tout instrument financier et le dossier de toute condamnation criminelle de toute personne.

Les mécanismes de conformité prévus par les Règles des Cours fédérales incluent : omettre entièrement le renseignement et le remplacer par une description, déposer le document dans un dossier scellé, ou déposer une version publique caviardée accompagnée d'une version non caviardée dans un dossier scellé.

Ce qui prend les parties au dépourvu : les règles s'appliquent aux pièces tout autant qu'aux actes de procédure. Un contrat déposé comme pièce contenant les NAS des parties, un état financier avec des détails bancaires, un dossier médical avec un numéro de carte d'assurance maladie — tout cela doit être caviardé avant le dépôt, même s'il s'agit de pièces que les parties considèrent comme courantes.

Variations provinciales

Ontario : Les Règles de procédure civile et les Règles en matière de droit de la famille contiennent toutes deux des dispositions pour la protection des renseignements personnels. Les instances familiales sont assujetties à des restrictions plus fortes — les noms des enfants mineurs et certains renseignements financiers dans les instances familiales peuvent être caviardés par défaut ou faire l'objet d'ordonnances de scellé. La Loi portant réforme du droit des successions et les instances connexes au rôle des successions comportent des considérations additionnelles pour les renseignements personnels concernant les personnes décédées et les bénéficiaires.

Colombie-Britannique : Les Supreme Court Civil Rules incluent des dispositions pour le dépôt de renseignements confidentiels. Les Court of Appeal Rules traitent des dossiers scellés. La Family Law Act prévoit que certains documents de divulgation financière — qui contiennent des renseignements personnels et financiers étendus — sont protégés contre l'accès public par défaut dans les instances familiales.

Québec : Le Code de procédure civile du Québec traite de la protection des renseignements personnels dans les instances judiciaires précisément dans le contexte de la Loi 25. La CAI peut recevoir des renvois des tribunaux concernant des questions de protection de la vie privée soulevées dans les instances. Les règles du Québec entourant la protection des renseignements personnels dans les instances judiciaires évoluent dans le contexte de la mise en œuvre de la Loi 25.

Là où les parties et les avocats se trompent

Ne pas examiner les pièces avant le dépôt. Le manquement le plus courant est de déposer des pièces sans examen. Les parties en litige commercial produisent de grands volumes de documents en communication préalable, et les documents finalement déposés comme pièces sont souvent tirés de cette production. L'examen de la production se fait pour la pertinence et le privilège — pas toujours pour le caviardage des renseignements personnels. Le NAS dans un dossier client produit dans un différend commercial n'est pas caviardé parce que personne n'avait pour tâche de le chercher.

PDF avec caviardage inadéquat. Un caviardage PDF qui semble correct mais qui n'a pas été appliqué correctement — où le contenu « caviardé » n'est en réalité qu'un rectangle noir superposé à du texte visible — n'est pas un caviardage du tout. Le texte sous-jacent est toujours là, accessible à quiconque copie la couche de texte ou retire la superposition. Un caviardage PDF adéquat grave le caviardage dans le document, détruisant le contenu sous-jacent. Bien des avocats et leur personnel administratif ne connaissent pas la différence.

Métadonnées dans les documents déposés. Les documents judiciaires comportent souvent des métadonnées issues de l'environnement de traitement de texte dans lequel ils ont été rédigés — historique de révision, renseignements sur l'auteur, modifications suivies qui ont été acceptées plutôt que retirées, commentaires. Déposer un document sans dépouiller les métadonnées peut divulguer des renseignements sur la stratégie de litige, le processus de rédaction et des communications qui n'ont jamais été destinées au dépôt.

Oublier les transcriptions des sténographes judiciaires. Les transcriptions de procès et d'interrogatoires déposées auprès de la cour contiennent tout ce qui a été dit durant l'instance. Si un témoin a fourni son NAS à des fins d'identification, si une partie a décrit ses détails bancaires durant un contre-interrogatoire, si des renseignements de santé ont été divulgués par témoignage — tout cela se trouve dans la transcription. Déposer une transcription non caviardée contenant ces renseignements les rend publics.

Conformité pratique pour la pratique du droit

Une liste de vérification des documents pour les renseignements personnels avant le dépôt judiciaire devrait vérifier : les identifiants gouvernementaux (NAS, numéros de carte d'assurance maladie, numéros de passeport, numéros de permis de conduire), les renseignements de comptes financiers (numéros de compte, numéros de transit, numéros de carte de crédit), les dates de naissance (remplacer par l'année de naissance), les noms de mineurs et les casiers judiciaires de toute personne.

Pour les pièces, la vérification devrait s'étendre aux métadonnées intégrées, au contenu issu de la ROC dans les documents numérisés et aux états financiers ou documents fiscaux qui contiennent couramment l'éventail complet des identifiants personnels.

L'effort pour faire cela systématiquement avant le dépôt est considérablement moindre que l'effort pour remédier à un dépôt après coup — ce qui peut exiger une requête en scellé ou en modification du dossier public, l'approbation de la cour et, dans certains cas, un avis individuel aux personnes dont les renseignements ont été rendus publics par inadvertance.